Al momento de organizar la administración de tu negocio, puedes encontrarte con muchas herramientas digitales que pueden ayudarte a ello. Sin embargo, puede ser difícil elegir entre todas las opciones disponibles. Es por ello que, a continuación, te recomendaremos 6 herramientas digitales que te ayudarán a administrar tu negocio de manera fácil y efectiva.
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Google Workspace es uno de los servicios más completos de Google que brinda distintas herramientas digitales para administrar y trabajar en tu negocio. Para ser más preciso, Google Workspace consta de varias herramientas las cuales te ayudarán a administrar tu negocio en distintos aspectos, entre ellos la recepción de correos y comunicación con Gmail y Google Chat y Google Meet, la organización de eventos, reuniones y recordatorios entre los miembros de equipo con Google Calendar, el trabajo colaborativo con los programas de Google drive, entre otros.
A continuación, te explicaremos la utilidad que poseen estas herramientas digitales y cómo pueden beneficiar al flujo de trabajo de tu negocio:
Gmail
Gmail es una de los servicios de correo más utilizados debido a su sencillo diseño, las diversas opciones que te brinda para la organización de correos y la integración que posee con las otras herramientas del Workspace. Su estructura intuitiva permite que los nuevos usuarios puedan adaptarse y empezar a usarla sin ningún problema, lo cual facilita su adopción para los nuevos trabajadores de tu emprendimiento.
Aparte de ello, Gmail cuenta con distintos beneficios y opciones, como la personalización de los correos, filtros avanzados anti-spam, 30 GB de almacenamiento por cada cuenta, organización de correos por etiquetas, entre otros; todo esto de manera gratuita. Si estás en búsqueda de un servicio de correo electrónico para tu negocio, Gmail es una buena opción.
Google Meet
Google Meet es la aplicación de videoconferencias que ofrece Google. Es completamente gratuita y te ofrece la posibilidad de conectarte con otros usuarios para realizar reuniones, acuerdos y cualquier tipo de agrupamiento que requiera de la utilización del micrófono o videocámara para la comunicación. Es muy fácil de configurar y también ofrece distintos filtros de fondo y ajustes de brillo para ofrecer la mejor experiencia en cuanto a calidad de conferencias.
Esta herramienta también se integra con otras herramientas existentes del Google Workspace, como Gmail o Calendar, para poder agendar o enviar reuniones a través del correo para un acceso rápido, lo cual lo hace bastante cómodo para usar con el paquete completo.
Google Chat
Google Chat es una herramienta de mensajería instantánea que posee Google. Esta herramienta es simple y fácil de usar; puedes enviar mensajes de manera rápida para comunicarte con los otros trabajadores de tu negocio. Posee distintas funcionalidades, como la posibilidad de crear grupos de chat, equipos, insertar links de videollamada de Google Meet de manera instantánea y lo más importante, es que se integra con la red de contactos que poseas en tu cuenta de Gmail. Esta integración facilita que estés conectado con todos los miembros de tu negocio sin tener que agregarlos manualmente.
Google Calendar
Google Calendar, como su nombre lo indica, es un calendario electrónico, el cual permite visualizar una agenda virtual en donde podrás crear todo tipo de recordatorios, eventos y reuniones con la capacidad de poder compartirlos con todos los miembros de un equipo o negocio. Como las otras herramientas de Google Workspace, esta se encuentra integrada para facilitar la interacción con los otros usuarios. Gracias a ello, crear links de invitación para realizar reuniones en la misma plataforma de videoconferencia Google Meet sin problemas y enviar recordatorios por Gmail.
Google Calendar también te será muy útil para estar al tanto de los horarios de tus trabajadores, al tener la posibilidad de mostrarte la agenda de los otros usuarios al momento de programar alguna reunión para evitar los cruces de horario. Esto es lo que permite que el flujo de trabajo de tu empresa no se interrumpa y ayude de esa manera a la organización de tu emprendimiento.
Google Drive
Google Drive es una herramienta de almacenamiento bastante útil, la cual puede servir como almacenamiento de todo tipo de documentos, presentaciones y demás material digital de la empresa. Aparte de brindar la capacidad de almacenamiento, Google Drive cuenta con distintas maneras de poder compartir aquellos documentos con otros usuarios. Esto permite un fácil acceso a carpetas que tus trabajadores pueden acceder en caso requieran de algún material de la empresa.
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Trello
Trello es una excelente herramienta para gestionar todo tipo de proyectos que realices en tu negocio y también para administrar los flujos de trabajo de manera intuitiva, ya que utiliza el método Kanban, el cual sirve para diseñar, administrar y mejorar procesos. Para realizar esto, Trello utiliza una interfaz a manera de pizarra, en donde se colocan tarjetas separadas por secciones para así poder visualizar el estado de las tareas y en qué etapa se encuentran.
Esta herramienta es sumamente útil para que todos tus trabajadores puedan visualizar las tareas que tienen pendientes y a su vez, poder tener una idea clara de cómo se está trabajando el proyecto. Por otro lado, el administrador puede asignar nuevas tareas, asignarlas a los integrantes indicados, etiquetarlas basándose en tipo de tarea o prioridad, asignar fechas límite, entre otros. Todas estas funciones y la capacidad de poder personalizar el tablero basándose en las necesidades de cada negocio hacen que Trello sea una de las mejores herramientas que utiliza el método Kanban.
Ahora que ya conoces distintas herramientas para organizar tu negocio, podrás utilizarlas en conjunto para administrar el aspecto comunicacional, de almacenamiento digital, de colaboración y sobre todo para la gestión de proyectos. Ten en cuenta que estas herramientas mencionadas anteriormente son totalmente gratuitas, por lo que son bastante útiles para negocios pequeños que no poseen el presupuesto necesario para pagar por herramientas más especializadas.
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